Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 i 4, art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016, poz. 446 z późn. zm.), art. 44 i 47 ustawy z dnia z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016, poz.1870 z późn. zm.). zarządza się , co następuje:
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1. 1. Wprowadzam w Urzędzie Miasta Włocławek obowiązek stosowania procedur udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie aktualnych wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień, wydanych przez instytucję współfinansującą lub nadzorującą.
3. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień, których wartość bez podatku od towarów i usług w roku kalendarzowym nie przekracza równowartości kwoty, o której mowa w ust. 1 należy do zadań kierującego komórką organizacyjną.
§2. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o:
1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015r., poz. 2164 z późn.zm.);
2) zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Miasto Włocławek;
3) zamówieniach – należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
4) cenie – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2014 r. poz. 915)
5) najkorzystniejszej ofercie – należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący - ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia;
6) wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia.
§3. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:
1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości,
2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
§4. 1. Jeżeli przedmiot zamówienia leży w sferze zainteresowania kilku komórek organizacyjnych, postępowanie przygotowuje i przeprowadza, komórka będąca dysponentem środków budżetowych na realizację zadania, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4.
2. W sytuacji, o której mowa w ust. 1 opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert inne niż cena oraz termin realizacji przygotowuje w uzgodnieniu z dysponentem środków budżetowych, w formie pisemnej komórka właściwa ze względu na przedmiot zamówienia.
3. Zamówienia, których przedmiotem są dostawy: materiałów biurowych, urządzeń biurowych, materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych oraz mebli dokonuje wyłącznie Wydział Organizacyjno - Prawny i Kadr, za wyjątkiem wydatków inwestycyjnych.
4. Zamówienia, których przedmiotem są dostawy sprzętu oraz oprogramowania komputerowego, a także usługi informatyczne dokonuje wyłącznie Biuro Informatyzacji.
§5. 1. Kierujący komórką organizacyjną ma obowiązek ustalenia wartości zamówienia, w rozumieniu przepisów Działu II rozdziału 2 ustawy, w szczególności mając na względzie zakaz dzielenia zamówienia na części i zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, z zastrzeżeniem § ust. 2.
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością oraz zgodnie z ustawą.
3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych i przelicza na euro według średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy.
4. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej lub dokumentów potwierdzających jej ustalenie. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:
1) rozeznanie rynku - zapytania skierowane do potencjalnych wykonawców,
2) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
3) kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących tożsamy przedmiot zamówienia) z 12 miesięcy poprzedzających moment szacowania wartości zamówienia.
§6. 1. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia przygotowuje się i przeprowadza się w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.
2. Obowiązkiem kierującego komórką organizacyjną jest bezstronne oraz staranne przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia.
3. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z niniejszym zarządzeniem, w formie pisemnej umowy lub zamówienia, po uprzednim porównaniu i ocenie ofert.
4. W umowie lub zamówieniu zamawiający powinien określić w szczególności: datę zawarcia umowy lub zamówienia, przedmiot umowy, cenę, warunki i sposób płatności, termin realizacji zamówienia, gwarancję i rękojmię, ewentualne kary za niedotrzymanie warunków umowy oraz protokolarny odbiór przedmiotu zamówienia.
5. Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, aspekty społeczne, aspekty innowacyjne, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia, doświadczenie wykonawcy, poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy. Kryteria te powinny umożliwić obiektywne porównanie i ocenę ofert.
6. Jeżeli jest to możliwe zaleca się stosowanie klauzul społecznych przy udzielaniu zamówień.
7. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia jest jawne.
8. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzi się w języku polskim.
9. Wybór wykonawcy każdorazowo zatwierdza kierujący komórka organizacyjną.
10. Dopuszcza się wybranie jako najkorzystniejszego kolejnego wykonawcy bez dokonywania ponownej oceny ofert, jeżeli wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą w terminie związania ofertą uchyla się od zawarcia umowy.
ROZDZIAŁ II
ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI DO 30 000 PLN
§7. 1. Zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 10 000 zł bez podatku od towarów i usług udziela się z uwzględnieniem zasad, o których mowa w §3.
2. Wartością szacunkową zamówień, o których mowa w ust.1 jest ich ostateczna cena.
3. W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwotę 10 000 zł bez podatku od towarów i usług do kwoty 30 000 zł bez podatku od towarów i usług, udzielenie zamówienia następuje na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty przez skierowanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech wykonawców usług, dostaw lub robót budowlanych lub zestawienia trzech ofert publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców.
4. Zapytanie ofertowe powinno być skierowane w formie pisemnej (listem poleconym lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru), elektronicznej lub faksem, zachowując dowody nadania. Zapytanie ofertowe zawiera co najmniej:
a) opis przedmiotu zamówienia,
b) termin wykonania zamówienia,
c) opis sposobu obliczenia ceny,
d) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert,
e) miejsce i termin oraz sposób składania ofert.
f) termin związania ofertą.
3. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej oferty, spełniającej wymogi co do przedmiotu zamówienia.
4. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który przedstawił pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną najkorzystniejszą ofertę, zgodnie z wyborem zamawiającego.
5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po złożeniu ofert zamawiający może prowadzić negocjacje z wykonawcami. Z przeprowadzonych negocjacji sporządza się notatkę służbową wraz z uzasadnieniem. Notatka stanowi załącznik do protokołu, o którym mowa w ust. 6.
6. Z wyboru wykonawcy sporządza się protokół. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
7. W przypadku braku trzech wykonawców, dopuszcza się zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej. Przepisy §8 ust. 8 stosuje się odpowiednio.
ROZDZIAŁ III
ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI RÓWNEJ BĄDŹ PRZEKRACZAJĄCEJ 30 000 PLN
§8. 1. W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwotę 30 000 zł bez podatku od towarów i usług do wyrażonej w złotych równowartości kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy (bez podatku od towarów i usług), udzielenie zamówienia następuje przez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.
2. Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej:
a) opis przedmiotu zamówienia,
b) warunki udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający stawia takie warunki
c) wykaz dokumentów jakie mają być złożone wraz z ofertą, jeżeli zamawiający żąda takich dokumentów,
d) termin wykonania zamówienia,
e) opis sposobu obliczenia ceny,
f) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert,
g) miejsce i termin oraz sposób składania ofert.
h) termin związania ofertą,
i) istotne postanowienia umowy lub wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga zawarcia umowy na określonych przez siebie warunkach.
4. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej oferty, spełniającej wymogi co warunków udziału oraz przedmiotu zamówienia.
5. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że więcej niż jedna oferta przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów wybiera się ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, należy wezwać wykonawców do złożenia ofert dodatkowych w wyznaczonym terminie.
6. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który przedstawił pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną najkorzystniejszą ofertę, zgodnie z wyborem zamawiającego.
7. Z wyboru wykonawcy sporządza się protokół. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
8. Informacje o wyborze oferty najkorzystniejszej, zawierającą co najmniej: nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także ceny oraz punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, lub informację o unieważnieniu postępowania, zamieszcza się na stronie internetowej, na której opublikowano zapytanie ofertowe.
ROZDZIAŁ IV
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§9. Dopuszcza się udzielenie zamówienia po negocjacjach z jednym wykonawcą w przypadku tych zamówień, które mogą być wykonane tylko przez jednego wykonawcę lub przedmiotem zamówienia są usługi, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy.
§10. Nadzór nad realizacją zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy w danej komórce organizacyjnej należy do kierującego komórką organizacyjną odpowiedzialnego za wydatkowanie środków budżetowych.
§11. 1. Kierujący komórkami organizacyjnymi, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia przez Radę Miasta Włocławek budżetu na dany rok budżetowy, przekazują do Biura Zamówień Publicznych plany postępowań o udzielenie zamówień, których wartość nie przekracza kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy jakie przewidują udzielić w danym roku budżetowym.
2. Plan, o którym mowa w ust. 1 zawiera w szczególności informacje dotyczące:
1) przedmiot zamówienia,
2) rodzaj zamówienia według podziału na zamówienia na: roboty budowlane, dostawy lub usługi,
3) orientacyjną wartość zamówienia,
4) przewidywany termin wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym
3. Biuro Zamówień Publicznych, na podstawie otrzymanych planów, dokonuje analizy złożonych planowanych zamówień z uwzględnieniem konieczności łączenia zamówień.
§12. 1. W komórce organizacyjnej urzędu prowadzi się rejestr udzielonych zamówień, których wartość nie przekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy oddzielnie dla każdego rodzaju zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane). Wzór rejestru stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Dokumentację z postępowań przeprowadzonych w oparciu o niniejsze zarządzenie, komórka organizacyjna urzędu przechowuje przez okres 2 lat od dnia udzielenia zamówienia, jednak nie krócej niż do końca realizacji zamówienia.
3. Do 20-go stycznia każdego roku komórki organizacyjne urzędu, przesyłają do Biura Zamówień Publicznych informacje roczne za rok ubiegły dotyczące udzielonych zamówień, które są niezbędne dla celów sprawozdawczych zamawiającego. W informacji należy podać sumę udzielonych zamówień bez podatku od towarów i usług z uwzględnianiem zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 10 000 złotych.
§13. Do postepowań wszczętych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.
§14. Wykonanie zarządzenia powierza się kierującym komórkami organizacyjnymi.
§15. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się odpowiednio właściwym zastępcom Prezydenta Miasta.
§16. Traci moc Zarządzenie Prezydenta Miasta Nr 100/20014 z dnia 8 kwietnia 2014 r. w sprawie w sprawie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, zmienione zarządzeniem Prezydenta Miasta Włocławek z Nr 248/2015 z dnia 18 sierpnia 2015 r. oraz zarządzeniem Prezydenta Miasta Włocławek z Nr 265/2016 z dnia 21 września 2016 r.
§17. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.
2. Zarządzenie podlega podaniu do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Włocławek.
